Wie lange müssen E-Rechnungen 2026 in Deutschland aufbewahrt werden? Die kurze Antwort: mindestens 8 Jahre. Seit dem 1. Januar 2025 gilt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht statt bisher zehn Jahren für Buchungsbelege – darunter fallen auch Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen und Kontoauszüge. Diese 8-Jahres-Regel ist 2026 unverändert in Kraft. Allerdings: Es gibt drei wichtige Ausnahmen, in denen weiterhin 10 Jahre gelten – und ein vorschnelles Löschen kann teuer werden.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage 2026 im Detail: Welche Fristen gelten für welche Belege, wann beginnt die Frist konkret, was sind die GoBD-Anforderungen an die e-rechnung aufbewahrung 2026 und welche praktischen Konsequenzen ergeben sich für Unternehmer in Deutschland?
Inhaltsverzeichnis
- Was hat sich 2025 bei der Aufbewahrungsfrist geändert?
- Wie lange müssen E-Rechnungen 2026 in Deutschland aufbewahrt werden?
- Welche Belege fallen unter die 8-Jahres-Frist?
- Welche Ausnahmen gelten 2026 mit weiterhin 10 Jahren?
- Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist konkret?
- Was sagen die GoBD zur revisionssicheren Archivierung?
- Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht?
- Wie archivieren Sie E-Rechnungen 2026 GoBD-konform?
- FAQ – die häufigsten Fragen
Was hat sich 2025 bei der Aufbewahrungsfrist geändert?
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, das am 18. Oktober 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde und am 1. Januar 2025 in Kraft trat, wurde die handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Änderung betrifft § 257 Absatz 4 HGB sowie § 147 Absatz 3 AO und gilt seitdem unverändert weiter – auch im Jahr 2026.
Ziel des Gesetzes: Bürokratieabbau und Entlastung der Unternehmen. Nach Schätzungen der Bundesregierung profitieren rund 3,7 Millionen Unternehmen in Deutschland von der Reduzierung. Die jährliche Entlastungswirkung wird auf rund 626 Millionen Euro beziffert.
„Mit der Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege auf acht Jahre setzen wir einen wichtigen Schritt zur Entlastung der deutschen Wirtschaft um. Unternehmen sparen Zeit, Platz und Kosten – ohne dass die Steuerprüfung darunter leidet.“
– Bundesregierung, Pressemitteilung zum Bürokratieentlastungsgesetz IV
Die Reform fügt sich ein in das größere Maßnahmenpaket der Bundesregierung. Mehr zu den weiteren Steuer- und Bürokratie-Erleichterungen lesen Sie in unserem Pillar-Beitrag Steueränderungen 2026 für Unternehmer.
Wie lange müssen E-Rechnungen 2026 in Deutschland aufbewahrt werden?
Für eine empfangene oder ausgestellte E-Rechnung im B2B-Bereich gilt 2026 folgende Faustregel: mindestens 8 Jahre, in den nachfolgend genannten Sonderfällen 10 Jahre. Wichtig: Die Frist betrifft das ursprüngliche, strukturierte Format der E-Rechnung – also XRechnung als XML-Datei oder ZUGFeRD als hybride PDF/XML-Datei. Ein einfacher PDF-Sichtdruck ohne XML-Anhang genügt nicht.
| Belegtyp | Aufbewahrungsfrist 2026 | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| E-Rechnung B2B (XRechnung, ZUGFeRD) | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB |
| Eingangsrechnungen Papier/PDF | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Lieferscheine, Quittungen, Belege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Bilanzen, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Handelsbücher, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Verträge, Handelsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Buchungsbelege bei Kreditinstituten/Versicherungen | 10 Jahre | SchwarzArbMoDiG 2025 |
Wichtig: Verjährung bei Steuerhinterziehung bleibt bei 10 Jahren
Auch wenn die formelle Aufbewahrungsfrist 8 Jahre beträgt: Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung kann das Finanzamt nach § 169 Abs. 2 Satz 2 AO Belege bis zu 10 Jahre rückwirkend prüfen. Wer schon nach 8 Jahren löscht und dann eine Außenprüfung mit Hinterziehungsverdacht erlebt, verliert wichtige Beweismittel. In Zweifelsfällen empfehlen Steuerberater nach wie vor die 10-Jahres-Aufbewahrung.
Welche Belege fallen unter die 8-Jahres-Frist?
Buchungsbelege im Sinne des § 147 AO sind alle Unterlagen, die Grundlage einer Eintragung in die Buchhaltung waren. Dazu zählen:
- Eingangsrechnungen aller Art: Papier, PDF, E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
- Ausgangsrechnungen: alle erstellten Rechnungen, einschließlich Stornorechnungen und Gutschriften
- Lieferscheine, sofern sie zugleich Buchungsbelege darstellen
- Quittungen und Kassenbons
- Kontoauszüge, Bankbelege, Zahlungsanweisungen
- Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter
- Lohn- und Gehaltslisten sowie Lohnabrechnungen
- Werkstatt- und Reparaturrechnungen
- Steuerbescheide, Gebührenbescheide, Beitragsbescheide
Hinweis: Der Begriff „Buchungsbeleg“ ist weit gefasst. Im Zweifelsfall fällt eher mehr unter die Aufbewahrungspflicht als weniger. Mehr zur korrekten Erfassung in unserem Beitrag Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Welche Ausnahmen gelten 2026 mit weiterhin 10 Jahren?
Drei wichtige Ausnahmen müssen Unternehmer 2026 kennen:
- Bilanzen, Jahresabschlüsse, Inventare: Hier bleibt die 10-jährige Frist nach § 257 Abs. 4 HGB unverändert. Diese Unterlagen wurden vom BEG IV nicht angetastet.
- Banken, Versicherungen, Wertpapierinstitute: Mit dem Schwarzarbeitsbekämpfungs-Modernisierungsgesetz (SchwarzArbMoDiG) vom August 2025 wurde diese Branche wieder zur 10-jährigen Aufbewahrung von Buchungsbelegen verpflichtet. Begründung des Bundesfinanzministeriums: Erleichterung der Verfolgung von Cum/Cum- und Cum/Ex-Geschäften. Die Regelung greift in §§ 19a EGAO, 147 Abs. 3 AO und 257 Abs. 4 HGB.
- Steuerhinterziehungs-Verjährung: Auch wenn formal nur 8 Jahre Aufbewahrungspflicht, kann das Finanzamt bei begründetem Verdacht über bis zu 10 Jahre prüfen.
Praxistipp: Wer auf Nummer sicher gehen will, archiviert weiterhin 10 Jahre. Die zusätzlichen zwei Jahre kosten bei digitaler Archivierung kaum etwas – das Risiko einer Beanstandung wegen vorschneller Löschung kann dagegen erheblich sein.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist konkret?
Hier wird häufig falsch gerechnet. Die Frist beginnt nach § 147 Absatz 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in die Buchhaltung vorgenommen wurde – nicht mit dem Datum der Rechnung selbst.
Konkretes Beispiel: Eine E-Rechnung vom 15. März 2026 wird am 18. März 2026 in der Buchhaltung gebucht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31. Dezember 2026 und endet bei einer 8-jährigen Frist am 31. Dezember 2034. Frühestens am 1. Januar 2035 dürfen die Belege vernichtet werden.
Wer also zu Beginn 2026 alte Belege aussortieren möchte, kann frühestens jene aus dem Wirtschaftsjahr 2017 vernichten – bei 8-jähriger Frist und Buchung im selben Jahr 2017. Bei 10-jähriger Frist (z.B. Bilanz 2015) läuft die Aufbewahrung erst Ende 2025 ab.
Was sagen die GoBD zur revisionssicheren Archivierung?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – eingeführt durch ein BMF-Schreiben und 2019 sowie 2024 aktualisiert – setzen die technischen und organisatorischen Anforderungen an die Archivierung. Für E-Rechnungen 2026 gelten insbesondere:
- Originalformat: Die E-Rechnung muss im ursprünglichen, strukturierten Format (XML) archiviert werden – nicht nur als PDF-Sichtdruck.
- Unveränderbarkeit: Nach der Speicherung dürfen keine Änderungen mehr möglich sein. Hash-Werte oder zeitstempelbasierte Verfahren müssen das sicherstellen.
- Vollständigkeit: Alle Belege müssen vollständig erfasst sein – auch Stornorechnungen, Gutschriften, Mahnungen.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss zu einem Beleg zurückführbar sein und umgekehrt.
- Verfügbarkeit: Die Belege müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar sein. Bei einer Außenprüfung müssen sie in vertretbarer Zeit zur Verfügung stehen.
- Verfahrensdokumentation: Eine schriftliche Beschreibung sämtlicher Prozesse rund um Empfang, Verarbeitung und Archivierung der Belege ist Pflicht.
Eine fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation kann bei einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen führen – siehe unseren Beitrag Betriebsprüfung 2026: Häufige Fehler.
Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht?
Wer Belege vor Ablauf der gesetzlichen Frist vernichtet oder unvollständig archiviert, riskiert mehrere Sanktionen:
- Schätzungsbefugnis des Finanzamts: Fehlen Belege, kann das Finanzamt die Bemessungsgrundlage schätzen – meist zum Nachteil des Steuerpflichtigen.
- Verlust des Vorsteuerabzugs: Ohne ordnungsgemäßen Beleg wird der Vorsteuerabzug verweigert.
- Bußgelder nach § 379 AO bis zu 25.000 Euro bei vorsätzlich oder leichtfertig falscher Buchführung.
- Strafrechtliche Konsequenzen bei Verdacht auf Steuerhinterziehung – Geldstrafen oder Freiheitsstrafe bis zu zehn Jahren.
- Berufsrechtliche Folgen bei Buchführungspflichtigen mit besonderen Ehrenämtern oder Gewerbeerlaubnissen.
Wie archivieren Sie E-Rechnungen 2026 GoBD-konform?
Eine praxistaugliche Roadmap in 8 Schritten:
- Empfangskanal definieren: separate E-Mail-Adresse oder API-Schnittstelle
- Validierung beim Eingang: prüfen, ob XML EN-16931-konform ist
- Sofort-Archivierung im Originalformat (XML/ZUGFeRD-PDF)
- Hash-Wert oder Zeitstempel zur Sicherung der Unveränderbarkeit
- Verknüpfung mit der Buchungsnummer in der Buchhaltungssoftware
- Doppel-Erkennung aktivieren, um Duplikate zu vermeiden
- Backup an einem geografisch getrennten Ort
- Verfahrensdokumentation aktualisieren und jährlich prüfen
Cloud-basierte Buchhaltungslösungen wie DATEV, lexoffice oder Sage erfüllen die GoBD-Anforderungen ab Werk. Wer eine Eigenlösung mit Excel oder lokalen Ordnern fährt, riskiert dagegen Prüfungs-Beanstandungen. Mehr zur Software-Auswahl in unserem Beitrag Wer muss 2026 E-Rechnungen empfangen können?
FAQ: Die häufigsten Fragen zur E-Rechnungs-Aufbewahrung 2026
Wie lange müssen E-Rechnungen 2026 in Deutschland aufbewahrt werden?
E-Rechnungen müssen 2026 in Deutschland mindestens 8 Jahre aufbewahrt werden. Das ergibt sich aus § 147 Absatz 3 AO und § 257 HGB nach der Reform durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 1. Januar 2025. Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahren. Für Bilanzen und Jahresabschlüsse gelten ebenfalls 10 Jahre.
Wann beginnt die 8-Jahres-Aufbewahrungsfrist genau?
Die Frist beginnt nach § 147 Absatz 4 AO mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Buchhaltung erfolgt ist – nicht mit dem Rechnungsdatum. Eine im März 2026 ausgestellte und im selben Monat gebuchte Rechnung darf erst am 1. Januar 2035 vernichtet werden.
Reicht es, eine E-Rechnung als PDF zu archivieren?
Nein. Die GoBD verlangen die Archivierung im strukturierten Originalformat. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die hybride PDF/XML-Datei. Ein einfacher PDF-Sichtdruck ohne den eingebetteten XML-Datensatz erfüllt die Anforderungen nicht und kann zu Beanstandungen bei der Betriebsprüfung führen.
Welche Strafen drohen bei zu früher Vernichtung von E-Rechnungen?
Bußgelder bis 25.000 Euro nach § 379 AO bei leichtfertig falscher Buchführung, Schätzungsbefugnis des Finanzamts mit oft erheblichen Mehrforderungen, Verweigerung des Vorsteuerabzugs sowie strafrechtliche Konsequenzen bei Verdacht auf Steuerhinterziehung – inklusive Freiheitsstrafe bis zu zehn Jahren in schweren Fällen.
Lohnt es sich 2026, freiwillig 10 Jahre statt 8 Jahre aufzubewahren?
Ja, in vielen Fällen. Die zusätzlichen zwei Jahre digitaler Archivierung verursachen kaum Mehrkosten. Im Gegenzug schützen sie vor Risiken: längere Verjährungsfrist bei Steuerhinterziehung (10 Jahre), spätere Streitigkeiten mit Geschäftspartnern, oder unklare Sondersituationen. Steuerberater empfehlen die freiwillige 10-Jahres-Praxis insbesondere für GmbHs und größere Mittelständler.
Quellen und weiterführende Informationen
- Bundesfinanzministerium – BMF-Schreiben und Anwendungserlasse
- Gesetze im Internet – § 147 Abgabenordnung (Aufbewahrungspflichten)
- Gesetze im Internet – § 257 HGB (Aufbewahrungsfristen)
- Bundesregierung – Bürokratieentlastungsgesetz IV
- Deutscher Industrie- und Handelskammertag (DIHK)
Lesen Sie weiter: E-Rechnung Pflicht 2026: Vollständiger Leitfaden (Pillar), Wer muss 2026 E-Rechnungen empfangen können? und Verfahrensdokumentation nach GoBD.
