Wer ein iPhone 18 Pro als Firmenhandy anschafft, kann die betrieblich veranlassten Kosten grundsätzlich steuerlich berücksichtigen. Für Selbstständige, Freiberufler und Einzelunternehmer bedeutet der Kauf für die Arbeit aber nicht automatisch, dass der gesamte Preis sofort im Anschaffungsjahr den Gewinn mindert. Entscheidend sind Anschaffungskosten, betrieblicher Nutzungsanteil, Zuordnung zum Betriebsvermögen und die umsatzsteuerliche Behandlung. das-unternehmer-wissen.de ordnet im Folgenden die Regeln für die Praxis ein, ohne einen tatsächlichen Preis oder eine Ausstattung des Modells zu unterstellen.
Kurz erklärt: Kann ich ein iPhone als Firmenhandy absetzen?
Beim Smartphone steuerlich absetzen sind drei Ebenen zu trennen: der Kauf des Geräts, laufende Kosten wie Mobilfunktarif und Reparaturen sowie eine private Mitbenutzung. Ein steuerlicher Abzug bedeutet zudem nicht, dass das Finanzamt den Kaufpreis erstattet. Betriebsausgaben oder AfA mindern zunächst den steuerpflichtigen Gewinn.
Für bewegliche Wirtschaftsgüter gelten bei der Einkommensteuer feste Zuordnungsregeln. Eine betriebliche Nutzung von mehr als 50 Prozent führt grundsätzlich zu notwendigem Betriebsvermögen. Bei mindestens 10 bis 50 Prozent kann das Gerät als gewillkürtes Betriebsvermögen behandelt werden; bei mehr als 90 Prozent privater Nutzung gehört es zum notwendigen Privatvermögen. Diese Grundsätze nennt R 4.2 EStR ausdrücklich.
Die Nutzungsquote entscheidet nicht allein darüber, wie viel in einem Jahr abziehbar ist; zusätzlich kommt es auf GWG-Regeln und AfA an.
GWG-Grenze 2026: Wann ist ein Sofortabzug möglich?
Die GWG-Grenze 2026 beträgt weiterhin 800 Euro. Ein selbstständig nutzbares, bewegliches Wirtschaftsgut des Anlagevermögens kann nach § 6 Abs. 2 EStG im Anschaffungsjahr vollständig abgezogen werden, wenn der maßgebliche Wert 800 Euro nicht übersteigt. Für Wirtschaftsgüter über 250 bis höchstens 1.000 Euro besteht alternativ die Sammelposten-Regelung nach § 6 Abs. 2a EStG: Der Pool wird über fünf Jahre mit jeweils einem Fünftel aufgelöst. § 6 EStG bei Gesetze im Internet
„… 800 Euro nicht übersteigen.“
Für die Grenzprüfung gilt eine Besonderheit: Maßgeblich ist der Nettowert ohne enthaltene Umsatzsteuer. Das gilt laut R 9b EStR sogar dann, wenn die Vorsteuer umsatzsteuerlich gar nicht abziehbar ist, etwa bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung.
Das führt zu zwei verschiedenen Zahlen:
- Ein regelbesteuerter Unternehmer mit Vorsteuerabzug setzt die abziehbare Vorsteuer nicht als Anschaffungskosten an.
- Ein Kleinunternehmer hat keinen Vorsteuerabzug; die Umsatzsteuer gehört deshalb grundsätzlich zu seinen Anschaffungskosten.
- Für die Prüfung der 800-Euro-Grenze wird trotzdem in beiden Fällen der Nettowarenwert herangezogen.
Ein Gerät für beispielsweise 952 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer entspricht 800 Euro netto. Die GWG-Grenze wäre damit eingehalten. Bei einem Kleinunternehmer könnten dennoch 952 Euro Anschaffungskosten maßgeblich sein.
Die Grenze wird auch nicht dadurch unterschritten, dass nur beispielsweise 75 Prozent betrieblich genutzt werden. Gehört das Smartphone zum Betriebsvermögen, wird für die GWG-Prüfung das Wirtschaftsgut mit seinen Anschaffungskosten betrachtet; die private Nutzung wird steuerlich gesondert berücksichtigt.
iPhone abschreiben: Welche AfA gilt für Smartphones?
Die Handy Abschreibung wird relevant, wenn kein Sofortabzug als GWG genutzt werden kann. AfA bedeutet „Absetzung für Abnutzung“: Die Anschaffungskosten werden über die steuerlich angenommene Nutzungsdauer verteilt. § 7 Abs. 1 EStG schreibt im Anschaffungsjahr außerdem eine monatsgenaue Kürzung vor; für jeden vollen Monat vor der Anschaffung entfällt ein Zwölftel der Jahres-AfA.
Die amtliche AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter nennt für „Mobilfunkendgeräte“ eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von fünf Jahren. Bei linearer AfA entspricht das grundsätzlich 20 Prozent pro vollem Jahr. AfA-Tabelle AV des Bundesfinanzministeriums
Die bekannte Ein-Jahres-Nutzungsdauer für Computerhardware lässt sich nicht pauschal auf Smartphones übertragen. Das BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 erfasst bestimmte Computer, Notebooks, entsprechende Tablet-/Slate-Geräte und Peripheriegeräte. Smartphones werden in der einschlägigen Definition nicht genannt; zugleich führt die AfA-Tabelle Mobilfunkendgeräte separat mit fünf Jahren.
„Die Aufzählung für die Computerhardware ist insoweit abschließend.“
Für 2026 kommt bei einem beweglichen Wirtschaftsgut außerdem die degressive AfA nach § 7 Abs. 2 EStG in Betracht, sofern es nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft wurde. Der Satz darf höchstens das Dreifache der linearen AfA und maximal 30 Prozent betragen. Bei fünf Jahren linearer Nutzungsdauer liegt die Obergrenze damit bei 30 Prozent; auch diese AfA ist im Anschaffungsjahr zeitanteilig.
Private Nutzung: Gilt beim Firmenhandy die 1-%-Regel?
Für die Firmenhandy private Nutzung gibt es bei Selbstständigen keine allgemeine 1-%-Regel. § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG ordnet die Ein-Prozent-Methode ausdrücklich der privaten Nutzung bestimmter betrieblicher Kraftfahrzeuge zu. Eine Übertragung auf Smartphones ist im Gesetz nicht vorgesehen.
Stattdessen ist ein plausibler Smartphone betrieblicher Nutzungsanteil erforderlich. Mögliche Grundlagen sind geschäftliche Telefonate, Kalender- und Kundentermine, dienstlich genutzte Apps, getrennte Rufnummern oder SIM-Profile, Verbindungsnachweise und eine zeitlich begrenzte nachvollziehbare Nutzungsaufzeichnung. Nicht jede einzelne Bildschirmaktion muss dauerhaft protokolliert werden; eine Schätzung muss aber auf objektiven, nachprüfbaren Merkmalen beruhen.
Eine häufig genannte Pauschale von 20 Prozent der Telekommunikationsrechnung, höchstens 20 Euro monatlich, stammt aus den Lohnsteuer-Richtlinien für Arbeitnehmer beziehungsweise steuerfreien Auslagenersatz. Sie ist keine allgemeine Pauschalregel für den privaten Nutzungsanteil eines Unternehmer-Smartphones.
Für Arbeitnehmer gilt außerdem eine andere Regel: Überlässt ein Arbeitgeber ein betriebliches Telekommunikationsgerät zur privaten Nutzung, ist der daraus entstehende Vorteil nach § 3 Nr. 45 EStG grundsätzlich steuerfrei. Diese Arbeitnehmerregel beseitigt bei einem selbstständigen Eigentümer nicht die notwendige Aufteilung zwischen betrieblicher und privater Nutzung.
Umsatzsteuer und Kleinunternehmer: Was unterscheidet sich?
Einkommensteuer und Umsatzsteuer verwenden nicht dieselben Zuordnungsregeln. Für den Vorsteuerabzug verlangt § 15 UStG grundsätzlich einen Bezug für das Unternehmen und eine ordnungsgemäße Rechnung. Wird ein Gegenstand zu weniger als 10 Prozent unternehmerisch genutzt, gilt seine Lieferung umsatzsteuerlich nicht als für das Unternehmen ausgeführt. § 15 UStG bei Gesetze im Internet
Bei einem gemischt genutzten Gegenstand oberhalb dieser Mindestnutzung kann umsatzsteuerlich eine Zuordnungsentscheidung bestehen. Eine vollständige Zuordnung mit entsprechendem Vorsteuerabzug kann dazu führen, dass die private Verwendung als unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer unterliegt. Einkommensteuerliche 50-Prozent-Grenzen dürfen deshalb nicht einfach auf die Umsatzsteuer übertragen werden.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG können aus entsprechenden Eingangsleistungen grundsätzlich keine Vorsteuer abziehen. Seit 2025 gilt die reformierte Kleinunternehmerregelung; die Finanzverwaltung bestätigt zugleich, dass auch unentgeltliche Wertabgaben unter den Voraussetzungen des § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sein können.
Netto für die GWG-Grenze bedeutet daher nicht automatisch netto als AfA-Bemessungsgrundlage.
Rechenbeispiele: Kaufpreis und Nutzungsanteil richtig erfassen
Die folgenden Zahlen sind ausschließlich ein Rechenbeispiel und keine Aussage über Preis oder Ausstattung eines iPhone 18 Pro. Angenommen werden ein Kauf im Juli 2026, 1.190 Euro brutto, darin 190 Euro Umsatzsteuer, sowie 75 Prozent betriebliche und 25 Prozent private Nutzung. Für die Vergleichbarkeit wird die lineare AfA über fünf Jahre verwendet.
| Position | Vorsteuerabzugsberechtigt | Kleinunternehmer |
|---|---|---|
| Bruttokaufpreis | 1.190 € | 1.190 € |
| enthaltene Umsatzsteuer | 190 € | 190 € |
| GWG-Prüfwert | 1.000 € netto | 1.000 € netto |
| AfA-Basis | 1.000 € | 1.190 € |
| lineare Jahres-AfA | 200 € | 238 € |
| AfA 2026, Juli–Dezember | 100 € | 119 € |
| davon betrieblich bei 75 % | 75 € | 89,25 € |
Bei der Einkommensteuer gehört das Gerät wegen der angenommenen 75-prozentigen betrieblichen Nutzung zum notwendigen Betriebsvermögen. Der private Anteil darf den Gewinn im Ergebnis nicht mindern. Weil der Netto-Prüfwert 1.000 Euro beträgt, scheidet der GWG-Sofortabzug aus; ein Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG wäre bei entsprechender einheitlicher Wahl für die betreffenden Wirtschaftsgüter des Jahres grundsätzlich zu prüfen.
Umsatzsteuerlich kann der regelbesteuerte Unternehmer bei vollständiger Unternehmenszuordnung und erfüllten Voraussetzungen die 190 Euro Vorsteuer abziehen. Die private Verwendung kann dann eine steuerpflichtige unentgeltliche Wertabgabe auslösen; deren Bemessung ist getrennt von der oben dargestellten Einkommensteuer-AfA vorzunehmen. Der Kleinunternehmer zieht die 190 Euro dagegen nicht als Vorsteuer ab, weshalb sie seine ertragsteuerlichen Anschaffungskosten erhöhen.
Vertrag, Reparaturen und Zubehör: Welche Kosten zählen mit?
Gerätekauf und Mobilfunkvertrag sollten steuerlich nicht vermischt werden. Ein Ratenkauf macht aus dem Kaufpreis des Smartphones nicht automatisch monatliche Telekommunikationskosten. Maßgeblich bleibt, ob wirtschaftlich ein Gerät angeschafft und lediglich in Teilbeträgen bezahlt wird.
Typischerweise sind getrennt zu beurteilen:
- Anschaffungskosten des Smartphones einschließlich direkt zurechenbarer Anschaffungsnebenkosten;
- laufende Tarif-, Telefonie- und Datenkosten nach dem betrieblichen Anteil;
- Reparaturen als laufender Aufwand, soweit sie keine neuen Anschaffungs- oder Herstellungskosten darstellen;
- Zubehör danach, ob es ein selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut ist oder den Anschaffungskosten eines anderen Wirtschaftsguts zuzurechnen ist;
- Finanzierungskosten getrennt vom Kaufpreis.
Eine Mobilfunkrechnung mit Geräteanteil sollte deshalb nicht allein wegen der monatlichen Abbuchung vollständig als laufender Aufwand gebucht werden.
Diese Unterlagen sollten Sie aufbewahren
Eine nachvollziehbare Dokumentation ist wichtiger als ein künstlich exakter Prozentwert. Rechnung, Zahlung und Nutzungsannahmen sollten zusammenpassen.
- Kaufrechnung mit Gerätebezeichnung, Kaufdatum, Netto-/Bruttobetrag und Umsatzsteuer;
- Zahlungsnachweis und gegebenenfalls Finanzierungsvertrag;
- Datum der Anschaffung und Inbetriebnahme;
- Anlageverzeichnis und AfA-Berechnung;
- kurze Dokumentation der betrieblichen Nutzungsquote und ihrer Herleitung;
- Mobilfunk- und Datenrechnungen;
- Rechnungen über Reparaturen und Zubehör.
Buchungsbelege sind nach § 147 AO grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bücher und bestimmte Aufzeichnungen unterliegen grundsätzlich einer zehnjährigen, sonstige steuerlich relevante Unterlagen regelmäßig einer sechsjährigen Frist; die Fristen beginnen nach den gesetzlichen Regeln grundsätzlich mit dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres. Unterlagen müssen länger verfügbar bleiben, wenn sie noch für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist.
Typische Fehler beim Absetzen eines Firmenhandys
Die meisten Probleme entstehen nicht beim Tarif, sondern bei der falschen Einordnung des Geräts.
- Die 800-Euro-GWG-Grenze wird bei Kleinunternehmern fälschlich mit dem Bruttobetrag geprüft.
- Nur der betriebliche Kostenanteil wird mit der GWG-Grenze verglichen, obwohl bei einem dem Betriebsvermögen zugeordneten Gerät die Anschaffungskosten des Wirtschaftsguts maßgeblich sind.
- Die Ein-Jahres-Regel für bestimmte Computerhardware wird ohne Prüfung auf ein Smartphone übertragen.
- Die Kfz-1-%-Regel wird auf ein Firmenhandy angewendet.
- Einkommensteuerliche Betriebsvermögensgrenzen und umsatzsteuerliche Zuordnung werden gleichgesetzt.
- Privatanteile werden entweder gar nicht oder doppelt korrigiert, während belastbare Nutzungsunterlagen fehlen.
FAQ zum iPhone als Firmenhandy
Kann ich ein überwiegend privat genutztes iPhone teilweise absetzen?
Bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens 10 bis 50 Prozent kann ein bewegliches Wirtschaftsgut grundsätzlich dem gewillkürten Betriebsvermögen zugeordnet werden. Bleibt es im Privatvermögen, können nach den Einkommensteuer-Richtlinien betrieblich verursachte Aufwendungen einschließlich anteiliger AfA berücksichtigt werden, wenn sich dieser Anteil anhand objektiver Merkmale zuverlässig abgrenzen lässt. Bei einer nur untergeordneten betrieblichen Nutzung sollte ein anteiliger Geräteabzug nicht ohne belastbare Grundlage angesetzt werden.
Gilt die GWG-Grenze auch für Kleinunternehmer?
Ja. Für die Grenzprüfung ist der Nettowert ohne enthaltene Umsatzsteuer maßgeblich, unabhängig davon, ob die Vorsteuer tatsächlich abziehbar ist. Weil Kleinunternehmer die Vorsteuer grundsätzlich nicht abziehen können, kann ihre tatsächliche ertragsteuerliche Abschreibungsbasis trotzdem höher sein.
Kann ich ein Smartphone innerhalb eines Jahres abschreiben?
Als GWG ist ein Sofortabzug möglich, wenn sämtliche Voraussetzungen einschließlich der 800-Euro-Grenze erfüllt sind. Für ein teureres Smartphone weist die amtliche AfA-Tabelle dagegen fünf Jahre für Mobilfunkendgeräte aus. Die BMF-Regel zur einjährigen Nutzungsdauer bestimmter Computerhardware gilt nicht pauschal für Smartphones.
Wie weise ich die berufliche Nutzung nach?
Geeignet ist eine nachvollziehbare Kombination aus geschäftlichen Verbindungsdaten, Terminen, Kundenkommunikation, betrieblichen Apps, getrennten Rufnummern oder einer zeitlich begrenzten Aufzeichnung. Es gibt für Selbstständige keinen gesetzlichen Universalwert, der unabhängig von den tatsächlichen Verhältnissen immer anerkannt werden müsste.
Kann ich ein bereits privat gekauftes iPhone später betrieblich nutzen?
Ja. Bei einer späteren Einlage in ein Betriebsvermögen gelten eigene Bewertungsregeln für den Einlagewert; die ursprünglichen Anschaffungskosten sind nicht automatisch erneut vollständig abziehbar. Bei lediglich betrieblicher Mitnutzung eines weiterhin privaten Geräts kommt ein Abzug der nachweisbar betrieblich verursachten Aufwendungen in Betracht.
Individuelle Besonderheiten bei Zuordnung, Vorsteuer oder Nutzungsänderungen können eine Prüfung durch einen Steuerberater erforderlich machen.
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