In Deutschland sollen ab dem 1. Januar 2028 neue Regeln für Kassenbons und elektronische Kassensysteme gelten. Die Bundesregierung will die bisherige Pflicht zur Ausgabe von Papierbelegen durch eine digitale Lösung ersetzen. Gleichzeitig sollen zahlreiche Unternehmen verpflichtet werden, elektronische Registrierkassen einzusetzen. Ein entsprechender Gesetzentwurf wurde am 23. September 2026 vom Bundeskabinett beschlossen. Die endgültige Zustimmung von Bundestag und Bundesrat steht noch aus. Dies berichtet die Webseite das-unternehmer-wissen mit einem Link zu inside-digital.
Bonpflicht 2028: Digitale Kassenbons sollen Papierbelege ersetzen
Seit Januar 2020 müssen Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen bei jedem Verkauf einen Beleg erstellen und bereitstellen. Die Regelung wurde eingeführt, um Steuerhinterziehung zu erschweren und Kassenvorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren. Sie gilt unabhängig davon, ob Kunden einen Kassenbon benötigen oder nicht.
Im Koalitionsvertrag hatten CDU, CSU und SPD ursprünglich angekündigt, die Bonpflicht abzuschaffen. Der nun beschlossene Gesetzentwurf sieht allerdings keine vollständige Abschaffung vor. Stattdessen soll die bisherige Regelung grundlegend digitalisiert werden.
Ab dem 1. Januar 2028 sollen Händler ihre Kassenbons digital bereitstellen können, ohne automatisch einen Papierbeleg ausdrucken zu müssen.
Dafür sind verschiedene technische Lösungen vorgesehen:
- QR-Code auf dem Kassendisplay, über den Kunden ihren Beleg abrufen können.
- Elektronische Übermittlung per E-Mail.
- Bereitstellung über einen Download-Link.
- Kontaktlose Übertragung mittels NFC.
- Speicherung des Belegs in einem digitalen Kundenkonto.
Bundesfinanzminister Lars Klingbeil (SPD) erklärte, dass digitale Belege künftig zum Standard werden sollen. Die Verpflichtung zur Dokumentation der Verkäufe bleibt damit bestehen.
Müssen Kunden ab 2028 digitale Kassenbons akzeptieren?
Für Verbraucher soll die Umstellung keine Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Belege mit sich bringen. Kunden müssen weder ihre E-Mail-Adresse angeben noch ein digitales Kundenkonto eröffnen, um einen Einkauf abzuschließen.
Wer keinen Kassenbon benötigt, kann weiterhin darauf verzichten, ihn entgegenzunehmen. Gleichzeitig sollen Kunden auf ausdrücklichen Wunsch auch künftig einen ausgedruckten Papierbeleg erhalten können.
Die wichtigsten geplanten Änderungen im Überblick:
| Bereich | Geplante Regelung ab 2028 |
|---|---|
| Papierbon | Kein automatischer Ausdruck erforderlich |
| Digitaler Beleg | Wird zum Standard |
| QR-Code | Als Bereitstellungsweg möglich |
| Papierbeleg auf Wunsch | Weiterhin vorgesehen |
| Annahme des Belegs | Für Kunden freiwillig |
| Kassendokumentation | Bleibt verpflichtend |
Bis zum Inkrafttreten der neuen Vorschriften gelten die bisherigen gesetzlichen Anforderungen.
Elektronische Registrierkassen werden für weitere Unternehmen Pflicht
Neben der Digitalisierung der Kassenbons plant die Bundesregierung eine Ausweitung der Pflicht zur Nutzung elektronischer Kassensysteme.
Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums werden in Deutschland derzeit noch rund 115.000 offene Ladenkassen verwendet. Dabei handelt es sich um Kassensysteme ohne elektronische Registrierung, bei denen Einnahmen beispielsweise manuell dokumentiert werden.
Mit der geplanten Neuregelung sollen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro ab 2028 grundsätzlich ein elektronisches Kassensystem einsetzen müssen.
Eine Ausnahme ist für Betriebe vorgesehen, deren jährliche Bareinnahmen unter 12.000 Euro liegen.
Weitere Sonderregelungen sollen durch eine spätere Verordnung festgelegt werden. Diese könnten insbesondere landwirtschaftliche Direktvermarkter und Verkaufsstellen mit Vertrauenskassen betreffen, beispielsweise Selbsterntefelder.
Manipulationssichere Kassensysteme bleiben vorgeschrieben
Die sogenannte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) bleibt ein wesentlicher Bestandteil der steuerlichen Kontrolle elektronischer Registrierkassen.
Seit 2020 müssen viele elektronische Kassensysteme in Deutschland über eine solche Sicherheitseinrichtung verfügen. Sie dient dazu, Kassenvorgänge manipulationssicher aufzuzeichnen und nachträgliche Veränderungen nachvollziehbar zu machen.
Die geplante Gesetzesänderung soll diese Anforderungen nicht aufheben. Vielmehr ist vorgesehen, die bestehenden Sicherheitsvorgaben mit der erweiterten Nutzung elektronischer Kassensysteme zu verbinden.
Darüber hinaus will die Bundesregierung den Einsatz und Vertrieb von Software strafrechtlich erfassen, mit der sich Kassendaten nachträglich manipulieren lassen.
Handel und Handwerk kritisieren zusätzliche Kosten
Die geplante Reform stößt bei Wirtschaftsverbänden auf Kritik. Der Handelsverband Deutschland (HDE) verweist darauf, dass die Regierungskoalition ursprünglich eine Abschaffung der Bonpflicht angekündigt hatte. Der aktuelle Entwurf sieht dagegen weiterhin eine Belegpflicht in digitaler Form vor.
Auch Handwerksverbände äußern Bedenken hinsichtlich der finanziellen Belastungen für kleinere Unternehmen. Die Umstellung kann zusätzliche Investitionen in Kassensoftware, technische Schnittstellen und geeignete Geräte erforderlich machen.
Insbesondere Betriebe mit älteren Kassensystemen könnten ihre vorhandene Technik aktualisieren oder ersetzen müssen.
Das Handwerk fordert deshalb, den vorgesehenen Beginn der neuen Regelungen von 2028 auf 2029 zu verschieben. Zudem werden die bisherigen Kostenschätzungen der Bundesregierung als zu niedrig kritisiert.
Wann gelten die neuen Kassenregeln in Deutschland?
Das Bundeskabinett hat den Gesetzentwurf am 23. September 2026 verabschiedet. Damit ist das parlamentarische Gesetzgebungsverfahren jedoch noch nicht abgeschlossen.
Damit die Änderungen wie geplant am 1. Januar 2028 in Kraft treten können, müssen Bundestag und Bundesrat das Gesetzgebungsverfahren abschließen.
Bis dahin bleibt die bisherige Rechtslage maßgeblich. Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen müssen die geltenden Anforderungen an die Belegausgabe und die manipulationssichere Aufzeichnung ihrer Geschäftsvorgänge weiterhin erfüllen.
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