Was kommt nach dem Übergangsjahr 2026? Die E-Rechnung 2027 und 2028 bringt das endgültige Ende von Papier und PDF im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland. Während 2026 noch eine umfassende Übergangsregelung gilt, setzt der Gesetzgeber ab dem 1. Januar 2027 die nächste Stufe in Kraft: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen strukturierte E-Rechnungen versenden. Mit dem 1. Januar 2028 endet dann die letzte Übergangsfrist – ab diesem Datum gilt die Versandpflicht ausnahmslos für jede B2B-Rechnung in Deutschland.
Wer 2026 noch ohne Versand-Lösung agiert, sollte die verbleibenden Monate gezielt nutzen. Dieser Beitrag liefert einen detaillierten Fahrplan für die Stufen 2027 und 2028: Welche Unternehmen wann welche Pflichten erfüllen müssen, was bei der 800.000-Euro-Umsatzschwelle zu beachten ist und welche praktischen Vorbereitungsschritte sich 2026 noch lohnen.
Inhaltsverzeichnis
- Wo stehen wir 2026 im E-Rechnungs-Fahrplan?
- Was ändert sich am 1. Januar 2027 konkret?
- Was bedeutet die 800.000-Euro-Umsatzschwelle?
- Was passiert am 1. Januar 2028?
- Welche Ausnahmen bleiben auch nach 2028 bestehen?
- Wer muss 2027 oder 2028 was vorbereiten?
- Welche Risiken bestehen, wenn die Übergangsfrist verpasst wird?
- Welche EU-Entwicklungen sind nach 2028 zu erwarten?
- FAQ – die wichtigsten Antworten
Wo stehen wir 2026 im E-Rechnungs-Fahrplan?
Der Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat einen mehrstufigen Fahrplan für die E-Rechnungs-Einführung in Deutschland definiert. Wir befinden uns 2026 in der zweiten Stufe – einem Übergangsjahr, in dem zwar der Empfang ausnahmslos verpflichtend ist, der Versand aber noch flexible Optionen bietet:
- Empfang E-Rechnung: seit 1. Januar 2025 ausnahmslos Pflicht
- Versand E-Rechnung 2026: freiwillig – Papier und PDF sind mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig
- Versand E-Rechnung 2027: Pflicht für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz
- Versand E-Rechnung 2028: Pflicht für alle B2B-Geschäfte
„Mit dem dreistufigen Fahrplan 2025 / 2027 / 2028 hat der Gesetzgeber eine pragmatische Übergangsregelung geschaffen. Sie gibt insbesondere kleinen Unternehmen Zeit, sich technisch und organisatorisch auf die volle E-Rechnungspflicht vorzubereiten.“
– Bundesfinanzministerium, BMF-Schreiben Oktober 2025
Eine Übersicht der Pflichten 2026 liefert unser Pillar-Beitrag E-Rechnung Pflicht 2026: Vollständiger Leitfaden.
Was ändert sich am 1. Januar 2027 konkret?
Mit dem 1. Januar 2027 endet die erste Stufe der Übergangsregelung. Ab diesem Datum müssen Unternehmen, deren Vorjahresumsatz (also Umsatz im Jahr 2026) über 800.000 Euro liegt, ihre B2B-Ausgangsrechnungen ausschließlich als strukturierte E-Rechnungen versenden – also als XRechnung oder als ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Konkret bedeutet das:
- Papier-Rechnungen sind ab 2027 für diese Unternehmen nicht mehr zulässig
- PDF-Dateien per E-Mail (ohne strukturierte XML-Daten) sind ebenfalls nicht mehr zulässig
- Die Empfänger-Zustimmung ist kein gültiger Grund mehr, weiter mit Papier oder PDF zu arbeiten
- Eine Versendung mittels EDI-Verfahren bleibt mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 noch zulässig
| Status | Versand-Pflicht 2026 | Versand-Pflicht 2027 | Versand-Pflicht 2028 |
|---|---|---|---|
| Großbetrieb (Vorjahresumsatz > 800.000 €) | freiwillig | Pflicht | Pflicht |
| KMU (Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €) | freiwillig | freiwillig | Pflicht |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | freiwillig (dauerhaft) | freiwillig (dauerhaft) | freiwillig (dauerhaft) |
Was bedeutet die 800.000-Euro-Umsatzschwelle?
Die Schwelle bezieht sich auf den Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nach § 19 UStG – also den steuerbaren Inlandsumsatz ohne Umsatzsteuer. Die Logik:
- Liegt der Umsatz 2026 über 800.000 € → Versand-Pflicht ab 1. Januar 2027
- Liegt der Umsatz 2026 bei 800.000 € oder darunter → Versand-Pflicht erst ab 1. Januar 2028
- Liegt der Umsatz 2027 über 800.000 € → Versand-Pflicht ab 1. Januar 2028 (statt erst 2029)
Praktische Konsequenz: Wer einen Sprung über die Schwelle 2026 erwartet, sollte bereits 2026 die Versand-Funktionalität aufbauen. Erfahrungsgemäß ist die technische Umstellung – inklusive Schnittstellen, Workflows und Mitarbeiter-Schulung – mit drei bis sechs Monaten Vorlauf zu kalkulieren. Wer im November 2026 erstmals einen Blick auf die Versand-Pflicht wirft, hat oft zu wenig Zeit.
Sonderfall: Wachsende Unternehmen
Bei stark wachsenden Unternehmen kann die 800.000-Euro-Schwelle in einem Jahr unterschritten und im Folgejahr überschritten werden. Hier ist Aufmerksamkeit gefragt: Die Pflicht greift mit dem nächsten 1. Januar nach dem Schwellenüberschreitungs-Jahr, also nicht innerhalb des laufenden Jahres.
Was passiert am 1. Januar 2028?
Der 1. Januar 2028 markiert das endgültige Ende aller Übergangsfristen für den B2B-Versand. Ab diesem Datum gilt die vollständige E-Rechnungspflicht für alle inländischen Unternehmer mit B2B-Umsätzen – unabhängig von Vorjahresumsatz, Branche oder Mitarbeiterzahl.
- Papier-Rechnungen sind im B2B-Bereich generell unzulässig
- PDF-Dateien ohne strukturierte XML-Daten sind generell unzulässig
- EDI-Verfahren mit nicht-EN-16931-konformen Formaten enden – nur noch EN-16931-konforme Strukturen sind zulässig
- Auch die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen nicht – ab 2028 müssen mindestens BASIC oder höher verwendet werden
Die einzigen weiterhin gültigen Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, B2C-Geschäfte und Kleinunternehmer-Versendung nach § 19 UStG. Mehr zu den Ausnahmen in unserem Beitrag Wer muss 2026 E-Rechnungen empfangen können?
Welche Ausnahmen bleiben auch nach 2028 bestehen?
Vier zentrale Ausnahmen gelten dauerhaft – auch über 2028 hinaus:
- Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 € brutto: Nach § 33 UStDV gelten für sie weiterhin vereinfachte Regeln. E-Rechnung möglich, aber nicht zwingend.
- Fahrausweise: Tickets im öffentlichen Personenverkehr (ÖPNV, Bahn, Flug) sind dauerhaft ausgenommen.
- B2C-Geschäfte: Rechnungen an Privatkunden – Endverbraucher, die nicht als Unternehmer auftreten – fallen niemals unter die E-Rechnungspflicht.
- Kleinunternehmer-Versand nach § 19 UStG: Wer als Kleinunternehmer mit unter 25.000 € Vorjahresumsatz und unter 100.000 € laufendem Jahresumsatz arbeitet, ist dauerhaft vom Versand befreit. Die Empfangspflicht trifft ihn aber wie jeden anderen.
Wer muss 2027 oder 2028 was vorbereiten?
Eine differenzierte Planung nach Unternehmensgröße:
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Keine Versendung nötig – aber den Empfang sicherstellen, falls noch nicht geschehen. Eine einfache Cloud-Buchhaltungssoftware ab 8 €/Monat reicht aus. Mehr in unserem Beitrag Was kostet die E-Rechnung 2026 in einem KMU?
Soloselbständige und Freiberufler ohne Großkunden (Vorjahresumsatz unter 800.000 €)
Keine Pflicht 2027, aber 2028. Sinnvoller Vorbereitungs-Vorlauf: Spätestens Mitte 2027 die Versand-Funktionalität aktivieren. Die meisten Cloud-Lösungen (lexoffice, sevdesk, Buchhaltungsbutler) bieten den Versand bereits in den Standardpaketen an.
KMU mit Vorjahresumsatz nahe 800.000 €
Genau prüfen: Welcher Umsatz wird 2026 erwartet? Bei knapp unter 800.000 € lohnt der Aufbau bereits 2026, um nicht von der 2027-Pflicht überrascht zu werden.
Mittelständische GmbHs mit Vorjahresumsatz über 800.000 €
Pflichtumstellung bis 31. Dezember 2026. Wer noch keinen Versand-Workflow hat, sollte spätestens im 3. Quartal 2026 die Implementierung beginnen.
Großunternehmen mit ERP-System
Vermutlich bereits umgestellt. Falls nicht: ERP-Provider kontaktieren und das E-Rechnungs-Modul aktivieren. Die meisten gängigen ERP-Systeme (SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle) bieten native Module.
Welche Risiken bestehen, wenn die Übergangsfrist verpasst wird?
Wer die Stufen 2027 oder 2028 verpasst, riskiert mehrere Sanktionen:
- Bußgelder bis 5.000 € nach § 26a UStG bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verstößen
- Verlust des Vorsteuerabzugs beim Empfänger – ein gravierender Wettbewerbsnachteil, der die Geschäftsbeziehungen belasten kann
- Beanstandungen bei der Betriebsprüfung – mehr dazu in unserem Beitrag Betriebsprüfung 2026: Häufige Fehler
- Schadensersatzansprüche von Geschäftspartnern, wenn diese durch die Nicht-E-Rechnung Vorsteuerabzüge verlieren
- Reputationsschäden, wenn Kunden Lieferanten als „nicht digital-fähig“ wahrnehmen und zur Konkurrenz wechseln
Welche EU-Entwicklungen sind nach 2028 zu erwarten?
Über 2028 hinaus ist auf EU-Ebene mit weiteren Reformen zu rechnen. Die zentralen Stichworte:
- VAT in the Digital Age (ViDA): EU-Richtlinie für ein einheitliches digitales Mehrwertsteuersystem in der EU. Geplant: ab 2030 Pflicht zur sofortigen elektronischen Meldung grenzüberschreitender B2B-Rechnungen an die Finanzverwaltungen
- Continuous Transaction Controls (CTC): Echtzeit-Reporting an Steuerbehörden, ähnlich dem italienischen oder polnischen Modell. Diskutiert für Deutschland nach 2028, mit konkreter Umsetzung erwartet zwischen 2030 und 2032
- Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL): Vereinheitlichung der grenzüberschreitenden E-Rechnungs-Übermittlung. Bereits weit verbreitet im B2G-Bereich
- Erweiterung der EN 16931: Geplante Aufnahme weiterer Geschäftsfälle, z.B. Bauleistungen, Beförderungs-Spezifika, Reverse-Charge-Sonderfälle
Wer 2026 oder 2027 in eine moderne, EU-konforme E-Rechnungs-Lösung investiert, ist für diese Entwicklungen gut aufgestellt. Eine kurze Übersicht zur internationalen Entwicklung lesen Sie in unserem Beitrag XRechnung vs ZUGFeRD 2026.
FAQ: Die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung 2027 und 2028
Wann endet die Übergangsfrist für die E-Rechnung 2026?
Die erste Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro strukturierte E-Rechnungen versenden. Die letzte Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2027 – ab 1. Januar 2028 gilt die volle Versand-Pflicht für alle B2B-Geschäfte in Deutschland.
Was bedeutet die 800.000-Euro-Schwelle bei der E-Rechnung 2027?
Sie bezieht sich auf den Vorjahresumsatz im Sinne des § 19 UStG – also den steuerbaren Inlandsumsatz ohne Umsatzsteuer. Liegt dieser für 2026 über 800.000 Euro, gilt für das Unternehmen ab 1. Januar 2027 die volle Versand-Pflicht. Bei Umsätzen darunter erst ab 1. Januar 2028.
Müssen Kleinunternehmer auch ab 2028 E-Rechnungen versenden?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom Versand befreit – auch nach 2028. Sie können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Die Empfangspflicht trifft sie allerdings ausnahmslos seit 1. Januar 2025.
Welche Ausnahmen bleiben nach 2028 bestehen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise im ÖPNV, B2C-Rechnungen an Privatkunden sowie Kleinunternehmer-Versendung. Diese vier Ausnahmen gelten dauerhaft auch über das Ende der Übergangsfristen hinaus.
Was passiert bei Nichteinhaltung der E-Rechnung 2027 / 2028?
Bußgelder bis 5.000 Euro nach § 26a UStG, Verlust des Vorsteuerabzugs für die Empfänger, Beanstandungen bei der Betriebsprüfung, Schadensersatzansprüche von Geschäftspartnern und Reputationsverluste. Ein systematischer Verstoß kann bei wiederholter Feststellung schnell zu fünfstelligen Folgekosten führen.
Quellen und weiterführende Informationen
- Bundesfinanzministerium – BMF-Schreiben zur E-Rechnung
- Gesetze im Internet – § 14 UStG
- Gesetze im Internet – § 19 UStG (Kleinunternehmer)
- DIHK – Praxishilfen zur E-Rechnung
- Europäische Kommission – ViDA und EU-Reformen
Lesen Sie weiter: E-Rechnung Pflicht 2026: Pillar, Wer muss 2026 E-Rechnungen empfangen können?, E-Rechnung Aufbewahrung 2026.
